FORMULARIOS Y VIDEO

Definición: es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos.

• Formulario de entrada de datos


• Formulario de panel de control

Un cuadro de diálogo personalizado:

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.)
En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

• Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
  
• Los datos proceden de los campos del origen de registros base.


• Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.


• El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.
  
  

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa.

• Las etiquetas muestran texto descriptivo.


• Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en dicha tabla.
  
• Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.

También puede abrir un formulario en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado.


En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles.

En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos.

BIBLIOGRAFIA:

• http://www.google.com.ec/consultas+en+access
• http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access.shtml

CONSULTA 4 Y VIDEOS

CONSULTAS EN ACCESS

Definición: Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.

TIPOS DE CONSULTAS

Consultas de selección: es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de parámetros: es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.)
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros.

Consultas de tabla de referencias cruzadas: se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Consultas de acción:es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación.

Hay cuatro tipos de consultas de acción:

• Consulta de eliminación: Elimina un grupode registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.


• Consulta de actualización: realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría.









• Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.


• Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto.

Consultas SQL; es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY.

Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.

BIBLIOGRAFIA:

• http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml

VIDEOS DE RELACIONES EN ACCESS

RELACION UNO A UNO





RELACION UNO A VARIOS

CONSULTA 3

RELACIONES EN ACCESS

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

Existen 3 tipos de relaciones que son:


*Una relación uno a uno:

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por lo general esta relación casi no se utiliza.

Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de fútbol benéfico. Cada jugador de fútbol de la tabla Jugadores de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.

•Cada jugador de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
•Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de empleado y la tabla empleados.

*Una relación uno a varios:

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

•Un proveedor puede suministrar más de un producto, pero cada producto tiene un único proveedor.

*Una relación varios a varios:

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa.

Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla.

Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.

Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.

Las claves externas: hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, también indica cómo están relacionadas las tablas A y B. Una relación de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla.

Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.


•Clave principal de la tabla Pedidos

•Clave principal de la tabla Productos

•Un pedido puede incluir muchos productos y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

BIBLIOGRAFIA:

http://www.duiops.net/manuales/access/access10.htm
Solis E.Jaime Bernúdez Access XP [Libro]. - Perú : Palomino E. I. R. L., 2005.

CONSULTA 2

TIPOS DE DATOS EN ACCESS

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos éstos datos pueden ser de varios tipos.

Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.

TEXTO: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto

caracteres como dígitos, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Tiene una longitud máxima de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres en cada campo.

Ejemplo:

Nombre, apellido, dirección, cargo, teléfono.

MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Tiene una longitud máxima de 65536 caracteres.

Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

Ejemplo:

Datos de interés, el argumento de una película, etc.

NUMÉRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico como simple, doble y decimal permiten decimales, el tipo Id. De replica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Ejemplos:

El número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, etc.

FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Ejemplo:

Fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada, etc.

MONEDA: Se utilizan para almacenar datosnuméricos de tipo monetario, admite hasta cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Es preferible utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos.

Ejemplo:

Un saldo, un precio de compra, un volumen de compras, etc.

AUTONUMÉRICO: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad, garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Los campos autonuméricos no se pueden actualizar.

Ejemplo:

Códigos de empleado, números de pedido, números de orden...

SÍ/NO: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo.

Ejemplo:

Moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...

OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc.

Ejemplo:

Para las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo únicamente un archivo de jpg.

HIPERVÍNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos.

Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

*Texto: el texto que aparece en el campo o control.

*Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

*Subdirección: posición dentro del archivo o página.

*Sugerencia: texto que aparecerá como información sobre herramientas.

Ejemplo:

La dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

BIBLIOGRAFIA:

http://www.adrformacion.com/cursos/accesb07/leccion2/tutorial2.html

Solis E.Jaime Bernúdez Access XP [Libro]. - Perú : Palomino E. I. R. L., 2005.

CONSULTA 1

BASE DE DATOS

Concepto: es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.

EJEMPLO: podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, etc.

• DATOS: Unidad mínima de información, sin sentido en sí misma, pero que adquiere significado en conjunción con otras precedentes de la aplicación que las creó.
  La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

• INFORMACION: es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describen sucesos o entidades como también conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propósito y utilidad"

• DATOS SIGNIFICATIVOS. Para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua.DATOS PERTINENTES. Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas.

DIFERENCIA ENTRE DATOS E INFORMACIÓN

1. Los Datos a diferencia de la información son utilizados como diversos métodos para comprimir la información a fin de permitir una transmisión o almacenamiento más eficaces.

2. La cantidad de información de un mensaje puede ser entendida como el número de símbolos posibles que representan el mensaje. “los símbolos que representan el mensaje no son más que datos significativos.

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

La base de datos hace referencia a los tipos de datos, los vínculos o relaciones y las restricciones que deben cumplir esos datos (integridad de datos y redundancia de datos).

EJEMPLO:

ALUMNO: numero de alumno (entero de 6 números), nombre (cadena de 30 caracteres), apellido (cadena de 30 caracteres), año de nacimiento (entero de 4 números), especialidad (entero de 3 números).


* CAMPO: es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

• REGISTRO: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

• CAMPO CLAVE: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.
  
  TIPOS DE BASES DE DATOS

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se este manejando, o la utilidad de la misma:

*Según la variabilidad de los datos almacenados

· Bases de datos estáticas:

Son bases de datos sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

· Bases de datos dinámicas:

Son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.
Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub.

*Según el contenido

· Bases de datos bibliográficas:

Solo contienen un representante de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc.

· Bases de datos de texto completo:

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

· Directorios:

Para ser mas claros un ejemplo: son las guías telefónicas en formato electrónico.
· Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas.

MODELOS DE BASES DE DATOS

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores.
Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.


Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos son las siguientes:

@Bases de datos jerárquicas:

Se encarga de almacenar la información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

@ Base de datos de red:

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres.

@ Bases de datos transaccionales:

Su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

@ Bases de datos relacionales:

Es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos.

@ Bases de datos multidimensionales:

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP.

@ Bases de datos orientadas a objetos:

Este modelo trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).
También es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

@ Bases de datos documentales:

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. También es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

@ Bases de datos deductivas:

Es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos.
Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática.

*Gestión de bases de datos distribuida:

La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red. Surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera.

BIBLIOGRAFIA:

Bernúdez, E.Jaime. 2005. Access XP. Perú : Palomino, 2005.